Een van de belangrijkste eigenschappen om goed samen te werken in een team is het vermogen om feedback te geven én te ontvangen. Wen er maar aan, want in deze complexe snelle tijd, waarin we meer en meer effectief mogen samenwerken, is het vermogen om feedback te kunnen geven én ontvangen cruciaal. Voor effectief teamgedrag mag je Ego in de ijskast. Openheid geeft veiligheid, dat is de veiligheidsparadox bij feedback in teams. Als je dit nog moet leren krijg je geheid last van beginnersongemak en voelt het onveilig.
Je herkent het meteen als in een team het niveau van feedback geven en ontvangen laag is. Collega’s schieten in een Ego reflex als de feedback direct en vriendelijk wordt gegeven en niet omslachtig of voorzichtig is, zoals gewoonlijk. Onmiddellijk komt er een verdediging of tegenaanval, of de schuld wordt elders gelegd. Alle maskers worden opgezet. De zwijger, de duiker, de ontkenner, de Bokito. Er wordt direct gereageerd en teruggekaatst. Er ontstaat discussie, met een aanval of verdedigende ondertoon, of er ontstaat een zwaarbeladen sfeer als zwijgen de norm is.
Er is een rechtstreeks verband tussen de veiligheid in het team en het vermogen om feedback te geven en te ontvangen. Als dit vermogen laag is, dan is er heel weinig veiligheid. Onvrede in de samenwerking vindt dan een uitweg naar buiten middels roddel en achterklap. Mensen vormen bondjes. Groepjes die het met elkaar eens zijn over wat er allemaal niet goed gaat, maar elkaar onderling niet scherp houden en geen tegenkracht bieden. Met het effect dat de teamontwikkeling stagneert en mensen nauwelijks groeien in hun vermogen tot samenwerken en samen waarmaken. Diversiteit wordt nauwelijks benut. Laat staan dat je kunt vernieuwen of innoveren.
Als je eindelijk de moeite neemt om een keer iets te zeggen in bijvoorbeeld het teamoverleg, neemt een andere collega het op voor degene die jij aansprak met de duidelijke onderliggende boodschap: Jij bent de enige die er last van heeft, er is niets mis met de collega. Was je even het bondje vergeten! Als je iets tegen de groep in het geheel zegt, zwijgt iedereen. Je had net zo goed niets kunnen zeggen. Deze groepsnorm wordt niet zomaar doorbroken.
Om te vernieuwen en innoveren is veiligheid cruciaal: Kwetsbaar kunnen zijn en fouten mogen maken. Fouten, missers en mislukkingen waar je zelf open over bent en die met je worden besproken, maar waar je niet op wordt afgerekend. Leren met elkaar, door het bieden van tegenkracht. Fouten maken hoort bij groei en ontwikkeling. Net als successen delen en stappen zetten.
Als je je onveilig voelt in een team, dan geeft vernieuwen en veranderen een risico op fouten maken. Omdat het al niet veilig is, neem je zo min mogelijk risico, want dat vergroot het risico op onveiligheid. Je houdt vast aan wat je al kent. Dat geeft je zekerheid en schijnveiligheid. Je biedt ook geen tegenkracht, want voor je het weet, lig je er (emotioneel) uit.
If someone corrects you, and you feel offended, then you have an Ego problem.
~ Nouman Ali Khan
De paradox is dat openheid veiligheid geeft. Maar niet meteen als je begint. Eerst voelt het heel oncomfortabel. Kwetsbaar, onzeker. Maar openheid schept vertrouwen. Eerlijk zijn werkt ontwapenend. Je bent niet eerlijk als je last hebt van je collega en je houdt het achter. Als ernaar wordt gevraagd en je zegt het niet. Als je om de collega heen werkt. Als je niet durft te delen, draag je bij aan de onveiligheid die er is. Je houdt de situatie in stand. Tot iemand het aandurft om zich uit te spreken en dit volhoudt.
Het is bijna ironisch dat in een cultuur waar niet of nauwelijks echte feedback wordt gegeven het idee leeft dat aanspreken tot meer onveiligheid leidt. Maar het tegenovergestelde is waar. Juist uitspreken en het vermogen om feedback ook te incasseren geeft de zo gewenste veiligheid.
De sleutel om van onveiligheid naar veiligheid te komen is het echte gesprek aan te gaan. Door angst heen. Door weerstand heen. Met de billen bloot. Het is echt de enige manier om een cultuur te creëren van veiligheid en vertrouwen waarin je vernieuwend, al lerend kunt samenwerken. Dit geeft in het begin wel beginnersongemak.
Een belangrijke sleutel naar veiligheid is feedback te vragen en binnen te laten. Als je voelt dat iemand niet blij met je is, of dit zegt, je ernaar vraagt en doorvraagt tot je weet wat er is. Dat je inzicht krijgt waar anderen last hebben van jouw gedrag en dat het oké is voor jou om dat te horen. Ook al protesteert je Ego. Je kunt het best hebben. Ook al is dit ongemakkelijk.
Dat wil niet zeggen dat je ook meteen iets met deze feedback moet doen of dat het leuk is om te horen. Het gaat erom dat je het tot je neemt en dat je bereid bent om echt te luisteren en wat er wordt gezegd mee te nemen in je overwegingen. Het vraagt dat je je impuls tot verdedigen inslikt en dat je vragen stelt ter verduidelijking. Het vraagt ook dat je feedback even laat bezinken. Om er wellicht later op terug te komen. Of niet.
Een veilige cultuur creëer je ook door complimenten geven en te benoemen waar je de ander echt waardeert. Als jij een compliment krijgt, zeg je gewoon ‘dankjewel’. Ook dit kan beginnersongemak geven. Kijk maar hoeveel mensen complimenten niet tot zich nemen en eromheen kletsen. Complimenten ontvangen is ook een kunst.
Als je dat eenmaal gewend bent, dan wil je niet anders meer. Want het is veel leuker om gewoon jezelf te mogen zijn. Met je goede en je minder goede dingen.
Het is veel interessanter en vervullender om samen te werken in een scherpe, maar ook warme feedback cultuur. Dat je met elkaar kunt leren, omdat je elkaar blijft aanscherpen. Dat je de kracht van de ander echt kunt ontvangen, maar ook kunt balen, als je met onhandig gedrag van diezelfde persoon te maken hebt.
Op dit niveau samenwerken vraagt dat je bereid bent om te kijken. Naar jezelf, de stukken waar jij in vastzit. Willen weten hoe je overkomt bij de ander. Weten waarmee je collega blij is en waarmee niet. Dat je daar ook iets mee gaat doen, als dat nodig is. Omdat je wilt groeien en ontwikkelen. Het vraagt ook dat je anders naar je collega leert kijken. Dat je echt kunt zien waar iemands kracht zit, en dat je daar dankbaar voor kunt zijn door dat te zeggen. Dat je ook ziet waar iemand vastloopt, waar jij misschien bij kunt helpen.
Zorg dat je veilig bent bij jezelf. Dat ben je alleen als je veilig bent bij wat je voelt. Word comfortabel bij niet-weten. Bij ongemak. Dat word je als je leert om je uit te spreken over hoe je er echt in zit. Want eerlijkheid geeft veiligheid. Het lucht op. Daar waar je niet echt deelt wat er in je leeft, daar ben je niet veilig. Durf te stretchen en er gaat een wereld voor je open. Wacht niet tot de veiligheid van buiten komt. Dat is wat je Ego wil, maar je bent groter dan dat.
Als je het lastig vindt je uit te spreken, begin dan met complimenten. Kijk en voel waar je blij bent met de ander. Spreek het uit! Maak er een vaste gewoonte van om te delen wat je waardeert. Je creëert dan als vanzelf ook een voedingsbodem om helder te benoemen waar je tegen aanloopt. Het zal je meevallen! Succes!
~ Annemarie Baltus
28 februari 2018
